Pracodawca kontra RODO w HR – 7 grzechów, które mogą dużo kosztować Twoją firmę

Grzech 1. Chciwość informacyjna (Nadmierne zbieranie danych)

Gromadzenie przez pracodawcę większej ilości danych osobowych kandydatów lub pracowników, niż jest to absolutnie niezbędne do realizacji konkretnego, prawnie uzasadnionego celu (np. rekrutacji, zarządzania zatrudnieniem, wykonania obowiązków prawnych), to praktyka sprzeczna z zasadami RODO. Narusza ona zasadę minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO), która nakazuje ograniczenie zbieranych informacji do niezbędnego minimum. Jeśli zbierane są dane wykraczające poza zakres określony np. w Kodeksie pracy lub innych przepisach, bez istnienia innej ważnej podstawy prawnej (np. dobrowolnej zgody na dane dodatkowe), dochodzi również do naruszenia zasady legalności przetwarzania (art. 6 RODO).

Grzech 2. Pycha ignorancji prawnej (Brak aktualnej dokumentacji, przetwarzanie bez podstawy lub na wadliwej zgodzie)

Posiadanie regulaminu czy polityki ochrony danych osobowych to dopiero pierwszy krok. Niestety, wiele firm ogranicza się do zakupu gotowych wzorów dokumentów, nie dokonując ich personalizacji pod własne procesy i nie wdrażając ich w praktyce. W efekcie, często dochodzi do przetwarzania danych osobowych (zwłaszcza danych wrażliwych) bez uprzedniego zidentyfikowania i udokumentowania ważnej podstawy prawnej zgodnie z art. 6 lub art. 9 RODO. Pracodawcy nierzadko polegają na tym co było we wzorze, najczęściej na zgodzie pracownika, nawet w sytuacjach, gdzie zgoda nie spełnia wymogów RODO (np. nie jest dobrowolna) lub gdy istnieją inne, bardziej adekwatne podstawy (jak obowiązek prawny czy wykonanie umowy).

Podczas kontroli UODO inspektorzy sprawdzają nie tylko istnienie dokumentów, ale przede wszystkim ich rzeczywiste stosowanie: w komunikacji, procesach kadrowych i obsłudze dokumentacji. Brak wdrożenia dostosowanych procedur lub stosowanie niewłaściwych podstaw prawnych do przetwarzania danych skutkuje uznaniem naruszenia przepisów RODO i może prowadzić do nałożenia wysokich kar administracyjnych.

Grzech 3. Zaniedbanie obowiązków (Lekceważenie praw pracowników i kandydatów).

Wielu pracodawców zapomina, że zgodnie z RODO (art. 12-22 i art. 13) ma obowiązek jasno, kompletnie i przejrzyście poinformować pracowników o przetwarzaniu ich danych osobowych oraz skutecznie realizować zgłoszone przez nich prawa. Ograniczanie się do ogólnych, nieaktualnych informacji, brak odpowiedzi na wnioski o dostęp do danych w ustawowym terminie, niepełne odpowiedzi, bezzasadna odmowa usunięcia danych czy tworzenie sztucznych barier w wycofaniu zgody — wszystkie te praktyki naruszają nie tylko Rozdział III RODO, ale również zasadę rzetelności i przejrzystości (art. 5 ust. 1 lit. a) RODO).

Brak odpowiedniego dokumentowania wniosków narusza zasadę rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO) i zwiększa ryzyko kontroli. Skargi do Prezesa UODO, nałożenie kar finansowych czy roszczenia odszkodowawcze od pracowników i kandydatów to realne konsekwencje.

Grzech 4. Beztroska o bezpieczeństwo (Niewystarczające zabezpieczenia danych)

Brak wdrożenia i utrzymywania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych pracowników i kandydatów to jeden z największych grzechów pracodawców. Narusza to zasadę integralności i poufności (art. 5 ust. 1 lit. f) RODO) oraz obowiązki wynikające z art. 32 RODO.

Przesyłanie danych osobowych e-mailem bez szyfrowania, przechowywanie papierowych akt osobowych w otwartych szafkach, używanie niezabezpieczonych pendrive’ów, słabe hasła do systemów HR czy brak regularnych aktualizacji oprogramowania to tylko niektóre z powszechnych błędów. Wysyłanie poufnych danych bez odpowiedniego szyfrowania lub brak procedur bezpiecznego usuwania danych narażają firmę na poważne ryzyka — od utraty danych po wysokie kary administracyjne.

Grzech 5. Wścibstwo bez granic (Nielegalny lub nietransparentny monitoring)

Stosowanie przez pracodawcę różnych form monitoringu pracowników — takich jak monitoring wizyjny (CCTV), monitoring poczty elektronicznej, aktywności na komputerze czy lokalizacji GPS — musi być zgodne z przepisami prawa i realizowane w sposób proporcjonalny oraz transparentny. Przetwarzanie danych z monitoringu bez ważnej podstawy prawnej narusza art. 6 RODO, a brak poinformowania pracowników o monitoringu — zasadę przejrzystości (art. 5 ust. 1 lit. a) RODO). Nadmierny, ukryty lub nieproporcjonalny monitoring może również naruszać zasadę minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c) RODO) oraz przepisy Kodeksu pracy- art. 22(2) i 22(3).

Nieprawidłowe praktyki obejmują: instalowanie kamer w miejscach prywatnych (np. szatnie), czytanie prywatnych e-maili bez podstawy prawnej, śledzenie lokalizacji GPS poza godzinami pracy bez zgody pracownika, a także monitorowanie profili społecznościowych wykraczające poza uzasadnione potrzeby firmy.

Grzech 6. Nieumiarkowanie w gromadzeniu (Zbyt długie przechowywanie danych)

Przechowywanie danych osobowych pracowników, byłych pracowników lub kandydatów do pracy przez okres dłuższy, niż jest to obiektywnie konieczne do osiągnięcia celu przetwarzania, to poważne naruszenie zasady ograniczenia przechowywania określonej w art. 5 ust. 1 lit. e) RODO. Dane umożliwiające identyfikację osoby powinny być przechowywane tylko tak długo, jak długo istnieje podstawa prawna do ich przetwarzania.

Typowe błędy to m.in.: przechowywanie CV kandydatów bez ich zgody na przyszłe rekrutacje, nieusuwanie dokumentacji pracowniczej po ustawowym okresie przechowywania, brak kontroli nad danymi w kopiach zapasowych, a także trzymanie nagrań monitoringu zbyt długo. Praktyki te nie tylko zwiększają ryzyko naruszenia bezpieczeństwa, ale także wystawiają firmę na potencjalne skargi i wysokie kary finansowe.

Grzech 7. Lenistwo organizacyjne (Brak rozliczalności i dokumentacji)

Zaniedbanie obowiązków związanych z dokumentowaniem procesów przetwarzania danych osobowych w HR uniemożliwia wykazanie zgodności z przepisami RODO. Obejmuje to brak rejestru czynności przetwarzania (art. 30 RODO), brak umów powierzenia danych (art. 28 RODO), brak polityk i procedur ochrony danych, brak dokumentowania analiz ryzyka czy ocen skutków dla ochrony danych (DPIA), niezgłaszanie naruszeń ochrony danych (art. 33 RODO) czy brak współpracy z organem nadzorczym.

Praktyki takie jak brak udokumentowanych szkoleń pracowników, brak rejestru naruszeń, czy niewyznaczenie Inspektora Ochrony Danych, mimo spełnienia ustawowych przesłanek, znacząco zwiększają ryzyko sankcji.

Świadomy HR to bezpieczna firma

Zarządzanie danymi osobowymi pracowników i kandydatów to dziś nie tylko obowiązek prawny, ale również element budowania zaufania i profesjonalizmu organizacji. Każdy z wymienionych „grzechów” może wydawać się błahy, dopóki nie stanie się przyczyną realnych problemów – od kosztownych kar, przez procesy sądowe, aż po trwałe uszkodzenie wizerunku firmy jako pracodawcy.

Warto pamiętać, że zgodność z RODO w obszarze HR to proces ciągły, wymagający nie tylko dokumentów, ale przede wszystkim świadomości i praktyki. Inwestycja w audyt ochrony danych, szkolenia dla działu HR i realne wdrożenie procedur to kroki, które mogą uchronić firmę przed poważnymi konsekwencjami. Pracodawca, który działa transparentnie, odpowiedzialnie i zgodnie z prawem, nie tylko ogranicza ryzyko, ale też zyskuje zaufanie pracowników – a to kapitał, którego nie można przecenić.

Nie pozwól, aby zaniedbania w ochronie danych stały się grzechem, za który zapłaci cała firma. Lepiej zapobiegać niż pokutować.